Coord. de la Chaine d’Approvisionnement

Coordonnateur de la Chaine d’Approvisionnement

 

L’Opportunité :

 

Save the Children participe activement à la réponse d’urgence au tremblement de terre survenue dans le Grand Sud d’Haiti le 14 aout 2021, depuis son bureau situé aux Cayes. En vue d’augmenter les capacités pour une adéquation du staff à la réponse d’urgence, nous recrutons un coordonnateur de la chaine d’approvisionnement, dont la responsabilité principale d’assurer la direction et la gestion de l’unité de la Chaine d’Approvisionnement du Bureau de Terrain du Sud et de la Grand’Anse. Le titulaire assure la responsabilité de la coordination et la collaboration interne et externe, garantissant l’optimisation des ressources dans toutes les fonctions de la chaine d’approvisionnement, fournissant des conseils techniques à diverses fonctions (achats, flotte, actifs et entrepôt). Le titulaire joue un rôle crucial en tant que gardien des politiques et procédures de la chaine d’approvisionnement au niveau de la région du Grand Sud

En outre, cette personne sera le lien principal avec le bureau principal de PaP, avec la responsabilité d'assurer la communication efficace et le flux efficace des fournitures des programmes depuis les marchés locaux vers les sites des programmes.

Le rôle fait l'interface entre le bureau de terrain des Cayes et le bureau national de SCI ; cela implique de travailler en étroite collaboration avec l'unité d'approvisionnement de PaP, la gestion de la relation avec les fournisseurs, les transporteurs, ainsi qu'avec les parties prenantes internes - opérations de programme, finances, administration, Awards et control interne. Il est aussi responsable d'un soutien complet de bout en bout au bureau des Cayes, pour toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement liées aux achats, la flotte, l’entreposage et les assets.

 

Approvisionnement :

  • Gérer le flot des réquisitions soumises par les équipes et les répartir aux membres de son équipe en fonction de leur responsabilité spécifique ;  
  • Soutenir et assister les officiers de la chaine d’approvisionnement en ce qui concerne la diffusion des appels d'offres/documents d'appel d'offres et le suivi des fournisseurs en ce qui concerne la collecte des offres.
  • Soutenir les responsables des achats dans la préparation des documents d'appel d'offres (RFQ, ITT, analyse des offres, PO, contrats, etc.) et organiser les réunions du comité d'achat/appel d'offres pour la sélection et l'évaluation des fournisseurs.
  • Coordonner avec les équipes du programme la planification de l'approvisionnement et les calendriers de livraison des marchandises, suivre en conséquence les marchandises qui doivent être stockés dans les entrepôts des partenaires de mise en œuvre sur le terrain, incluant la finalisation et le suivi de plan d’achat.
  • Assurer la transparence dans le département de l’approvisionnement en garantissant une documentation exacte et à jour de tous les processus d’achats, dossiers des fournisseurs, base de données des achats et de l’inventaire, pour aider au contrôle et à la redevabilité. Préparer les rapports et faciliter la récupération des documents ;

 

Stock

  • Soutenir le programme et les partenaires de mise en œuvre pour recevoir les marchandises conformément aux normes SCI et aux échantillons et spécifications approuvés par le fournisseur et, en cas d'écart de quantité et de qualité, le signaler au membre du personnel concerné et assurer le suivi avec les fournisseurs pour les mesures correctives.
  • S’assurer de la bonne gestion de system Warehouse TIM.
  • Recueillir tous les documents d'appui à la gestion des stocks auprès du partenaire de mise en œuvre et les partager avec le programme sur une base mensuelle et les conserver dans les dossiers d'approvisionnement afin de garder une trace complète des marchandises achetées et distribuées dans les dossiers logistiques.
  • Assurer une liaison étroite avec les programmes/le partenaire de mise en œuvre pour la planification de la distribution et coordonner le chargement/déchargement des stocks avec le partenaire de manière rapide et efficace entre l'entrepôt et les points de distribution ou le passage des frontières.

Actifs

  • S’assurer de la réception des équipements et inscrire les articles dans le registre des actifs conformément aux directives de gestion des actifs du SCI.
  • S’assurer que le fichier physique des actifs est maintenu en conservant un enregistrement de tous les achats (PR, bons de commande, GRN, factures) et de la délivrance (carte d'actif, feuilles de route, etc.).
  • S’assurer que tous les actifs fixes sont étiquetés fixes avec un numéro de code d'inventaire
  • Mettre à jour l'inventaire si le statut de l'article change, par exemple si l'article est détruit, volé, déplacé vers un autre endroit, donné ou vendu.
  • S'assurer que le registre des actifs(asset) mis à jour est partagé avec l'équipe du programme/projet sur une base mensuelle.

Flotte

  • S’assurer que le chargé de gestion de la flotte prépare le programme de travail quotidien des chauffeurs et l'affectation des véhicules.
  • Inspecter et préparer le rapport d'aptitude des véhicules et s’assurer de la propreté de tous les véhicules en consultation avec le chauffeur concerné.
  • Assurer la réparation et l'entretien appropriés et en temps voulu, y compris l'assurance de tous les véhicules et les documents appropriés.
  • S'assurer que tous les carnets de bord sont correctement tenus à jour et que les rapports mensuels sur les véhicules sont préparés en temps voulu.
  • S’assurer que les dossiers de tous les véhicules est maintenu à jour avec les documents et informations essentiels versées quotidiennement ;
  • Soumettre le rapport de la flotte sur une base mensuelle en collaboration avec la personne en charge de la gestion directe de la flotte.

 

Général  

  • Gérer les autres membres de l’équipe de l’approvisionnement en suivant leur recrutement, leur performance et le renforcement de leur capacité ;

Respecter et promouvoir toutes les politiques mondiales de Save the Children telles que la protection de l'enfance, la dénonciation, la fraude, la santé et la sécurité.

 

QUALIFICATIONS 

 

1.Diplôme en approvisionnement / logistique / gestion de la chaîne d'approvisionnement, et

2.Licence en administration des affaires, en génie industriel ou dans un domaine connexe.

 

Forte préférence pour les candidats possédant les deux qualifications.

 

Langues :  Maitrise du créole, Bonne maitrise de l’anglais et du français.

 

EXPERIENCES ET COMPETENCES

 

Essentiel :

 

  • Trois à cinq ans d'expérience en logistique humanitaire / gestion de la chaîne d'approvisionnement.

  • Expérience substantielle dans tous les domaines techniques de la logistique / des opérations de la chaîne d'approvisionnement, y compris les achats, le transport, la distribution, l'entreposage et la gestion des stocks.

  • Solides compétences analytiques et capacité à utiliser des outils d'analyse de base comme Excel.

  • Soutien à distance aux opérations de la chaîne d'approvisionnement dans plusieurs bureaux de terrain.

  • Capacité à établir rapidement des relations de travail efficaces avec un large éventail de personnes, tant en interne qu'en externe.

  • Excellentes compétences en matière de planification, de gestion et de coordination, avec la capacité d'organiser une charge de travail substantielle composée de tâches et de responsabilités complexes et diverses.

  • Solides compétences en communication - anglais écrit et parlé

  • Travail dans des équipes multiculturelles

 

Souhaitable :

Une expérience dans les domaines suivants est souhaitable :

1.         Logistique dans le secteur humanitaire

2.         Achat / gestion de contrats de grande valeur, incluant la gestion d’achat pour des projets de construction.

Nous offrons un package compétitif dans le contexte du secteur. Ce rôle est offert sur la base de conditions générales nationales uniquement.

 

 

L’Organisation :

 

Nous embauchons environ 25,000 personnes à travers le monde et travaillons sur le terrain dans plus de 100 pays pour aider des enfants affectés par des crises ou ceux ayant besoin de meilleur traitement en santé, d’éducation et de protection pour enfant. Nous accompagnons et faisons du plaidoyer à un niveau plus élevé pour l’atteinte des droits des Enfants et en vue de nous assurer que leurs voix soient entendues.

 

Nous travaillons à travers 3 percées sur la manière dont le monde parviendra à traiter des enfants d’ici 2030.

 

  1. Aucun enfant ne meurt de causes évitables avant l’âge de 5 ans
  2. Tous les enfants bénéficient d’une éducation de base de qualité
  3. La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

 

Nous sommes convaincues que des gens formidables forment une excellente organisation et que nos employé (es) jouent un rôle crucial en nous aidant à atteindre nos ambitions pour les enfants. Nous valorisons nos collaborateurs et les offrons une carrière enrichissante et promettante dans un lieu de travail où l’ambition, la créativité et l’intégrité sont fortement valorisées.

 

Informations pour l’application :

Prière de soumettre un document PDF d’application unique incluant: une lettre de couverture, un curriculum vitae à jour. Prière d’insérer également les détails sur votre historique de rémunération et sur vos attentes salariales. Une copie complète du descriptif du rôle est disponible à travers le lien https://www.savethechildren.net/careers/apply

 

Nous veillons aussi à la sauvegarde des enfants à travers notre processus de sélection, d’où un contrôle rigoureux sur les références incluant : la vérification d’antécédents; ce qui reflète notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

 

Tous les employés (es) sont appelés (es) à s’acquitter de leurs taches conformément à notre politique globale anti-harcèlement.

 

 Save the Children ne demande pas de l’argent à aucune étape du processus de recrutement.

 

 

 

 

 

Job description:

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Date advertised: 8 Oct 2021

Closing date: 25 Oct 2021 - 00:59 CDT

Location: Cayes, Haiti

Department: Programme Operations

Type: Fixed-term contract

Schedule: Full-time

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